Estrategias para Compras para lograr cumplir con los requisitos

El riesgo de la cadena de suministro se ha convertido en una de las preocupaciones principales para muchas Organizaciones, sobre todo Organizaciones con operaciones a nivel mundial, sin embargo, se ha observado que este fenómeno, no es exclusivo de las grandes empresas. Organizaciones pequeñas y medianas tienen el mismo riesgo estratégico, pero con alcances y necesidades de controles distintos. La interdependencia para el éxito entre Organizaciones y sus proveedores es una realidad, sobre todo para la generación de bienes y servicios con altos niveles de complejidad en su diseño.

Las cadenas de suministro se hacen cada días más largas y complejas en su gestión y la pregunta que nace es:¿Cómo puede mi Organización mitigar el riesgo y lograr una ventaja competitiva?

Generar una cadena de suministro confiable implica:

• Contar con una adecuada flexibilidad (sin que afecte la calidad de la operación) y agilidad (interna y de los proveedores)
• Una adecuada planificación y gestión de los requisitos (del producto y hacia los proveedores)
• Una amplia colaboración (sociedad) en la Organización y sus Proveedores, incluyendo una planificación colaborativa entre las partes. Proporcionar a los proveedores información e invitarlos a colaborar en los proyectos es un factor de ventaja competitiva
• Una gestión de los riesgos asociados a cada proveedor, bien y servicio en la cadena
• Establecer niveles de desempeño claros y dar seguimiento, en conjunto, a estos niveles de desempeño 

Básicamente la estrategia es un conjunto de acciones integradas (Plan) para alcanzar el logro de uno o más objetivos. Cuando observamos la acción de las áreas/departamentos de Compras es importante considerar que estos son responsables de la CALIDAD, la ENTREGA A TIEMPO y el PRECIO. Para esto existen una serie de mecanismos para alcanzar estos objetivos.

En los últimos 2 años DATTA & QUALITY Consultores ha enfocado esfuerzos hacia las Organizaciones en el sentido de reforzar los elementos de su cadena de suministro, a través de estrategias que fortalezcan las alianzas para la generación de valor en estas cadenas y optimicen los esfuerzos de las Organizaciones en el logro de sus objetivos relacionados al suministro.

Son algunos de estos mecanismos:

1. Tenga disponibilidad de fuentes de suministro alternos (no sea dependiente de una única fuente de suministro). En este sentido es fundamental establecer un análisis de riesgo de esta(s) fuente(s), considerando aspectos diversos como culturales, de calidad, políticos/entornos, etc. y establecer políticas para asegurar el suministro. Establezca mecanismo de selección, evaluación y re-evaluación de proveedores en función de los bienes y servicios proporcionados y que tan críticos son para su operación. Pruebe a opciones de proveedores con mecanismos de revisión en función de los niveles de confiabilidad y riesgos de cada uno;
2. Establezca alianzas con sus diferentes fuentes de suministro (mantenga negocios con todas) y negocie cotizaciones competitivas (recuerde que el valor normalmente está relacionado con el nivel de conformidad). Concéntrese en pocos proveedores, sin embargo, establezca las políticas para que estos sean proveedores de largo-plazo y con los niveles de calidad, entrega y precio requeridos;
3. Diferencie los proveedores críticos de los no críticos. Concéntrese en los críticos (aquellos que tienen un alto nivel de afectación en su operación, en las entregas a tiempo y en la conformidad del producto final entregado);
4. Antes de colocar las órdenes de compra, evalúe los posibles proveedores sobre la base del desempeño pasado y capacidades observadas. No abandone aquellos proveedores que han tenido problemas, establezca un mecanismo de seguimiento a estos y visitas/auditorias conforme sea necesario;
5. Defina toda la información esencial y de ayuda al proveedor en cada contrato o orden de compra de manera que el proveedor posea los elementos claramente definidos y comprendidos para poder cumplir con los requisitos (el mecanismo de prueba de proveedores ayuda en este sentido - ¿Ha entendido claramente el proveedor lo que su Organización necesita? - En su esquema de calificación de proveedores establezca un mecanismo que asegure que el proveedor entiende sus requisitos;
6. Evalúe los bienes y servicios recibidos lo antes posible (particular atención a primeros envíos). Haga una aceptación condicionada si algunas de las características no pueden ser revisadas en el momento;
7. Requiera al proveedor (sobre todo en bienes y servicios críticos) que proporcione los elementos/evidencias documentales (ejemplo: Certificados o Registros) con las entregas de manera a asegurar estos cumplen con los requisitos;
8. En el caso de ordenes de compras abiertas (pedidos de grandes cantidades que serán entregadas en partes), establezca un plan de visita a las instalaciones del proveedor;
9. Capacite su proveedor sobre los requisitos y porque estos son fundamentales para su Organización;
10. Investigue la capacidad financiera de sus proveedores potenciales - ¿Tiene el proveedor capacidad de asegurar negocios en el largo plazo?;
11. Defina en los contratos/acuerdos con los proveedores como se manejarán los cambios/modificaciones al diseño sin costos excesivos o demoras no planificadas;
12. Proporcione asistencia técnica a sus proveedores cuando estos la requieran o no tengan la capacidad de dar respuesta a situaciones de calidad;
13. Establezca un Plan de Emergencia en base al análisis de riegos de interrupción del suministro y solicite lo mismos a sus proveedores críticos.

Nota: Estos son conceptos generales y deberán ser adaptados en función del giro de la Organización, las regulaciones sobre los productos y su estructura de suministro.